Grupos de empleados
Reúne a tus empleados en equipos, cuadrillas o proyectos con nombre propio para encontrarlos rápido, filtrarlos y aplicarles una operación a todos a la vez.
Para qué sirve
Un grupo es una lista con nombre de empleados: «Ventas», «Turno noche», «Obra Norte». Una persona puede estar en varios grupos a la vez. Según la documentación, los grupos solo clasifican: por sí solos no cambian permisos, horarios ni la forma de marcar. Se usan en cuatro lugares:
- Lista de empleados: columna Grupos y filtro «Todos los grupos». El botón Exportar a Excel respeta ese filtro.
- Reportes → Listado de empleados: el mismo filtro por grupo (consulta Reportes).
- Operaciones en lote: eliges un grupo y la acción se aplica a todos sus empleados (consulta Operaciones en lote).
- Excel: la columna Grupos del archivo que descargas y subes para registrar o editar empleados.
Antes de empezar
- En el menú lateral elige Empleados y, en la tarjeta Grupos, pulsa Abrir.
- Los permisos son los de Miembros y roles: Ver para abrir la pantalla, Crear para Nuevo grupo, Editar para modificar un grupo o cambiar los grupos de un empleado, y Eliminar para borrar. Si falta alguno, el botón aparece desactivado y te dice cuál necesitas (consulta Acceso y permisos).
- El nombre de cada grupo debe ser único en tu empresa; no distingue mayúsculas de minúsculas.
Paso a paso
Crear y mantener los grupos
- Abre Empleados → Grupos En «Grupos de empleados» ves cada grupo con su nombre, la etiqueta Inactivo si corresponde, cuántos empleados tiene y su descripción. Si todavía no hay ninguno, el panel dice «Aún no hay grupos.»
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Pulsa Nuevo grupo y llena el formulario
Escribe el Nombre (obligatorio, hasta 100 caracteres; si lo dejas vacío, «El grupo necesita un nombre.») y, si quieres, una Descripción (hasta 255). Deja marcada Activo. En «Empleados (N)» busca con «Buscar empleado», marca las casillas o usa Todos y Ninguno; el selector deja marcar hasta 500 personas por vez. Pulsa Guardar.
El formulario «Nuevo grupo»: nombre, descripción, casilla Activo y la lista de empleados con buscador y casillas.
- Edita un grupo Pulsa el lápiz de su fila. Se abre «Editar grupo» con los mismos campos: los empleados que dejes marcados pasan a ser exactamente los del grupo, así que desmarcar a alguien lo saca. Pulsa Guardar.
- Desactiva o elimina un grupo Si desmarcas Activo, el grupo queda Inactivo: sigue existiendo y puedes filtrar por él en la lista, pero ya no se ofrece en Operaciones en lote. Para borrarlo, pulsa la papelera y confirma en «Eliminar grupo»: los empleados no se eliminan, solo dejan de estar en el grupo.
Poner a una persona en uno o varios grupos
- Abre la ficha del empleado Entra por Empleados → Lista de empleados y pulsa su fila (consulta Empleados). El panel Grupos está en la columna derecha, debajo de Horarios asignados y Geocercas. Muestra sus grupos como etiquetas o «No pertenece a ningún grupo.»
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Pulsa Editar, marca los grupos y guarda
Aparece una casilla por cada grupo (los inactivos llevan «(inactivo)»). Marca los que correspondan y pulsa Guardar, o Cancelar. El panel se guarda por sí solo, sin tocar el resto de la ficha. Si aún no hay grupos, te manda a crearlos en Empleados ▸ Grupos.
El panel «Grupos» de la ficha del empleado en edición, con una casilla por cada grupo y los botones Guardar y Cancelar.
Usar los grupos
- Filtra la lista de empleados En Empleados → Lista de empleados, el selector «Todos los grupos» (junto al buscador) deja ver solo a los miembros de un grupo. Aparece cuando existe al menos un grupo. La columna Grupos muestra las etiquetas de cada persona.
- Aplica algo a todo un grupo En Operaciones en lote marca el grupo: sus empleados se marcan en la lista y una línea te dice a cuántos se aplicará. Puedes sumar o quitar personas sueltas antes de confirmar (consulta Operaciones en lote).
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Asigna grupos con Excel
En la columna Grupos escribe los nombres separados por punto y coma (por ejemplo
Ventas; Conductores); deben ser los de la hoja Listas. Al subir el archivo, los grupos escritos reemplazan a los que la persona tenía.
Consejos y avisos
Ponle a cada grupo un nombre que diga para qué sirve («Turno noche», «Obra Norte») y una descripción corta: dentro de unos meses seguirás sabiendo por qué existe.
Crea un grupo por cada cosa que vayas a repetir: un equipo, un turno, una obra. Como una persona puede estar en dos, no tienes que elegir. En una operación en lote, quien esté en varios grupos cuenta una sola vez.
Eliminar un grupo no se puede deshacer: tendrías que crearlo de nuevo y volver a marcar a sus empleados.
En el archivo de Excel, una celda de Grupos vacía significa «sin cambios»: no quita a nadie. Para sacar a una persona de todos sus grupos usa su ficha, o edita el grupo.
Preguntas frecuentes
No veo el selector «Todos los grupos» en la lista.
Solo aparece cuando hay al menos un grupo creado. Créalo en Empleados → Grupos y vuelve a la lista.
Mi grupo no aparece al elegir en Operaciones en lote.
Esa pantalla solo ofrece los grupos activos. Abre el grupo, marca Activo y guarda.
¿Puedo poner un grupo dentro de otro?
No: cada grupo es una lista de empleados. Si necesitas combinar dos, márcalos a los dos en Operaciones en lote.
¿Los grupos dan permisos o cambian el horario?
No. Según la documentación solo clasifican; los permisos dependen del rol y el horario se asigna aparte (consulta Acceso y permisos y Horarios y plantillas).