Operaciones en lote

Aplica la misma acción a muchos empleados a la vez: crea o corrige personas con Excel, asigna horarios y geocercas, registra vacaciones o cambia datos, y mira qué pasó con cada una.

Para qué sirve

En Operaciones en lote eliges a quiénes (por grupo, uno por uno o ambas cosas), indicas qué hacer y confirmas. Prontual lo aplica a cada empleado por separado: si a alguien no se le puede aplicar, los demás se procesan igual y ves el motivo.

Antes de empezar

• En el menú lateral elige Operaciones en lote (aparece con Miembros y roles → Editar u Horarios → Crear). Cada tarjeta pide el permiso de la tabla: si falta, su botón Abrir aparece desactivado y te dice cuál necesitas.
• Prepara antes lo que vas a asignar: grupos, horarios, geocercas. Sin grupos puedes elegir empleados uno por uno.
• Cada operación admite hasta 500 empleados, y el archivo de Excel hasta 500 filas.

Paso a paso

Lo común a las operaciones sobre un grupo de empleados

1. Elige a quiénes se aplica En «Grupos» marca uno o varios (solo los activos, con su número de empleados). Al marcar un grupo se marcan sus empleados en la lista «Empleados», donde puedes buscar, usar Todos o Ninguno y sumar o quitar personas sueltas: lo que ves marcado es lo que se aplica. Quien está en varios grupos cuenta una vez. Abajo, «Se aplicará a N empleados.»
   Pantalla de una operación (por ejemplo, Asignar horario fijo): grupos con casillas, lista de empleados con buscador, opciones y el aviso «Se aplicará a N empleados.».
2. Completa las opciones y confirma Elige las opciones (más abajo) y pulsa el botón de la operación. «Confirmar operación» resume qué se hará y a cuántos empleados: pulsa Aplicar, o Volver para corregir.
3. Lee el resultado Un aviso dice «N de M empleados se procesaron bien». «No se pudo (N)» lista cada empleado con su motivo y «Aplicado (N)» los que quedaron listos. Corrige el motivo y repite solo con los que fallaron.

Registrar o editar empleados con Excel

1. Descarga el archivo En Registrar o editar empleados pulsa Empleados actuales (para editar) o Plantilla vacía. El Excel trae tres hojas: Empleados (una fila por persona), Instrucciones (cada columna, si es obligatoria y sus valores) y Listas (los nombres que existen de sucursales, cargos, roles, geocercas, grupos, horarios…). Las columnas de horario y sueldo vienen solo si tienes permiso para verlos; las de encabezado gris son informativas y se ignoran.
2. Completa la hoja Empleados
   • Crear: fila con Código vacío (se genera solo), Identificación, Nombres, Apellidos y Rol.
   • Editar: cambia las filas descargadas sin tocar el Código o la Identificación, que identifican a la persona. Una celda vacía significa «sin cambios».
   • Sucursal, departamento, cargo, rol, flujo, geocercas, grupos y horario van con el nombre exacto de la hoja Listas; varios valores se separan con ;.
   • Sí/No se escribe «Sí» o «No»; las fechas, AAAA-MM-DD; el teléfono, con código de país (+593991234567).
   • Con permiso puedes poner el Horario (con Tipo de horario, Fijo o Rotativo, y Horario desde), que reemplaza los demás horarios de la persona, y en países con nómina el Tipo de pago y el Sueldo o valor por hora.
3. Sube el archivo y revísalo Elige tu .xlsx y pulsa Revisar archivo. La revisión no guarda nada: cuenta las filas que se crearán, se editarán, quedan sin cambios o tienen errores. Cada fila dice «Se creará», «Se editará», «Sin cambios» o «Con errores» (estas primero) y qué columnas cambiarían; cada celda mala trae su columna, el valor y el motivo, a menudo con un «¿Quisiste decir…?».
   Resultado de «Revisar archivo»: resumen con las cuatro cifras, el botón «Aplicar N filas sin errores» y la lista de filas con sus avisos por celda.
4. Corrige y aplica Corrige tu archivo y vuelve a revisarlo. Pulsa Aplicar N filas sin errores y confirma. Las filas con errores no se tocan: puedes aplicar las buenas y arreglar el resto después.

Horarios, vacaciones, geocercas y datos

1. Asignar horario fijo «Plantilla de horario fijo» (solo activas), «Desde» (hoy por defecto), «Hasta (opcional)», «Notas (opcional)» y Asignar horario. El nuevo queda como el único: se eliminan los horarios fijos y rotativos de cada empleado que siguen vigentes o empiezan desde «Desde»; solo se conservan, como historial, los ya terminados (consulta Horarios y plantillas).
2. Asignar horario rotativo «Horario rotativo» (solo activos), «Desde», «Hasta (opcional)», «Desfase entre empleados (horas)», «Notas» y Asignar horario rotativo. Reemplaza los demás horarios igual que el fijo. Con desfase 0 todos trabajan los mismos turnos a la vez; con un número de horas, los empleados, en orden alfabético, empiezan esas horas después del anterior y se da la vuelta al ciclo (24 horas = cada uno un día después). Consulta Turnos rotativos.
3. Vacaciones y permisos «Tipo»: Vacaciones, Permiso médico, Permiso personal o Maternidad o paternidad. Escribe «Desde» y «Hasta (inclusive)» y pulsa Agregar rango; repite por período (hasta 24). El rango que estás escribiendo también se incluye. Pulsa Registrar. A cada empleado se le crean todos los rangos o ninguno; si uno se cruza con otra ausencia que ya tiene, esa persona sale en «No se pudo» (consulta Vacaciones y permisos).
4. Asignar geocercas «Qué hacer»: «Reemplazar: solo estas geocercas», «Agregar a las que ya tienen» o «Quitar estas geocercas». «Validación por ubicación»: «No cambiar», «Activar…» o «Desactivar la validación por ubicación». Marca las zonas (para listarlas necesitas Geocercas → Ver) y pulsa Aplicar geocercas. Activar la validación exige que al empleado le quede una geocerca activa; si no, falla solo él. Para dejar a alguien sin zonas, elige «Reemplazar» sin marcar ninguna y «Desactivar…» (consulta Geocercas).
5. Cambiar datos de empleados «Sucursal», «Departamento» y «Cargo»: «No cambiar», «Quitar» o un valor. «Flujo de asistencia»: «No cambiar» o un flujo (no se puede quitar). «Estado»: «No cambiar», «Activar» o «Desactivar». Solo cambian los campos que elijas; Aplicar cambios se activa con al menos uno. El rol no se cambia en lote, y reactivar empleados cuenta contra el límite de tu plan: los que no quepan salen en «No se pudo» (consulta Empleados).

Consejos y avisos

Preguntas frecuentes

Relacionados

• Grupos de empleadosCómo elegir a muchas personas a la vez
• EmpleadosLista, ficha y exportación a Excel
• Horarios y plantillasPlantillas de horario fijo
• Turnos rotativosCiclos de turnos y desfase
• Vacaciones y permisosCómo afectan a la asistencia
• GeocercasDibujar y asignar zonas