Solicitudes de ingreso
Deja que tus empleados se registren solos con el código de la empresa y decide tú quién entra: revisa cada solicitud y apruébala o recházala.
Para qué sirve
En lugar de crear uno por uno a tus empleados, puedes darles el código de la empresa. Cada persona instala la app, escribe el código y se registra. Su solicitud queda pendiente hasta que tú la apruebes, y mientras tanto no puede marcar asistencia. Aquí verás cómo compartir el código, cómo revisar las solicitudes y qué ocurre al aprobarlas o rechazarlas.
Antes de empezar
- Para ver las solicitudes necesitas el permiso de ver miembros; para aprobarlas o rechazarlas, el de editar miembros. Para trabajar con el código de la empresa necesitas el permiso de editar Organización.
- Tus empleados necesitan la app de Prontual y un correo propio, porque deben confirmarlo con un enlace.
- Aprobar a alguien lo convierte en un empleado activo, así que cuenta para el límite de empleados de tu plan.
Paso a paso
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Busca el código de tu empresa
Abre Organización → General. En el panel Registro con código de empresa verás tu código (por ejemplo,
ACME-7K3Q9X) junto a los botones Copiar y Generar código nuevo.Panel «Registro con código de empresa» con el código, los botones «Copiar» y «Generar código nuevo» y la casilla «Permitir que los empleados se registren con el código». - Activa el registro con código Marca la casilla Permitir que los empleados se registren con el código. El cambio se guarda al instante, sin botón Guardar. Si la desactivas, el código deja de funcionar y solo tú puedes crear empleados.
- Comparte el código con tus empleados Ellos abren la app y, en el inicio de sesión, tocan «Regístrate» y eligen «Soy empleado». Escriben el código, ven «Te unirás a» el nombre de tu empresa y completan sus nombres, correo, teléfono, identificación y contraseña (los detalles están en Unirse con el código de empresa). Después reciben un correo con un enlace para confirmar su dirección.
- Recibe el aviso de una nueva solicitud Cuando alguien se registra, los propietarios y administradores que pueden editar empleados reciben un correo («Nueva solicitud de registro») y una notificación en la app. Al tocar la notificación se abre la sección de empleados de la app.
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Revisa las Solicitudes pendientes
Entra a Empleados → Lista de empleados. Arriba de la tabla aparece la tarjeta Solicitudes pendientes con el número de solicitudes. Cada fila muestra el nombre, el correo y «Solicitó el» la fecha, con los botones Aprobar y Rechazar. Si no hay solicitudes, la tarjeta no aparece.
Tarjeta «Solicitudes pendientes» sobre la lista de empleados, con dos solicitudes y los botones «Aprobar» y «Rechazar» en cada fila.
- Aprueba la solicitud Pulsa Aprobar. Verás el aviso «Solicitud aprobada» y la persona pasa a ser un empleado activo en la tabla, con el rol de empleado, la sucursal matriz y la política de asistencia predeterminada. Ella recibe un correo y una notificación avisándole que ya puede marcar asistencia. Abre su ficha para completar lo que falte: rol, sucursal, departamento, cargo, horario y geocercas (consulta Empleados).
- O rechaza la solicitud Pulsa Rechazar y confirma en el cuadro «¿Rechazar la solicitud?» con Rechazar solicitud. Se elimina la solicitud y la cuenta que la persona creó solo para unirse a tu empresa, y se le avisa por correo y notificación que no fue aprobada. Podrá volver a registrarse mientras conserve el código.
- Genera un código nuevo cuando haga falta Pulsa Generar código nuevo y confirma en «¿Generar un código nuevo?». El código anterior deja de funcionar de inmediato; quienes ya se registraron no se ven afectados.
Sobre el correo confirmado
Al registrarse, cada persona recibe un enlace para confirmar su correo. Mientras no lo confirme no puede iniciar sesión: la app se lo recuerda y le ofrece «Reenviar enlace». Confirmar el correo y aprobar la solicitud son dos pasos independientes; la persona podrá usar la app cuando se hayan cumplido ambos. En la tarjeta de solicitudes no se muestra si ya confirmó su correo.
Consejos y avisos
Pide a tus empleados que activen las notificaciones en la pantalla «Solicitud en revisión» de la app. Así les llegará el aviso de aprobación y no tendrán que preguntarte.
El código no es una contraseña: quien lo tenga puede enviar una solicitud. Por eso nada se activa hasta que apruebas. Si lo compartiste de más, genera uno nuevo; y si no estás incorporando personal, desactiva el registro con código.
Los códigos de organizaciones antiguas tienen un formato corto (por ejemplo, NOMBRE-1234) y son más fáciles de adivinar. Si el tuyo es de ese tipo, genera uno nuevo.
Si tu plan llegó al límite de empleados activos, al aprobar verás un aviso del tipo «Tu plan … permite hasta N empleados activos. Mejora tu plan para agregar más.». Revisa Suscripción y facturación.
Rechazar no se puede deshacer. Si te equivocas, la persona tendrá que registrarse de nuevo con el código.
Preguntas frecuentes
No veo la tarjeta «Solicitudes pendientes».
Aparece solo cuando hay solicitudes y tu rol puede ver miembros. Si esperas una solicitud y no llega, revisa que el registro con código esté activado y que el empleado haya terminado el registro en la app.
El empleado ve «El código de empresa no es válido».
Ese mensaje aparece si el código está mal escrito, si lo cambiaste, si el registro con código está desactivado o si la empresa está inactiva. Verifica el código en Organización → General.
¿Puedo aprobar solicitudes desde el teléfono?
Sí. Los administradores que pueden editar miembros ven las solicitudes en la sección Empleados de la app (consulta Aprobar solicitudes de ingreso en la app).
Mi empleado ya tiene cuenta en Prontual con ese correo. ¿Puede unirse con el código?
Según la documentación actual, no: el registro con código rechaza los correos que ya tienen cuenta. En ese caso crea al empleado desde Empleados → Nuevo empleado, con «Crear usuario» marcada.
¿Con qué rol entra la persona aprobada?
Con el rol de empleado. Si necesitas otro, cámbialo en su ficha.