Aprobar solicitudes de ingreso desde la app
Cuando alguien se registra con el código de tu empresa, recibes un aviso y su solicitud espera tu decisión. Acéptala o recházala desde el teléfono y mantén al día los datos y la foto de tus empleados.
Para qué sirve
Los empleados pueden registrarse solos en la app con el código de la empresa (Unirse con el código de empresa). Hasta que tu empresa los acepta, su solicitud queda pendiente: no pueden marcar asistencia y ven la pantalla "Solicitud en revisión".
La pantalla Empleados de la app reúne dos tareas:
- Solicitudes: aceptar o rechazar a quienes quieren unirse.
- Empleados: buscar a cualquier empleado y editar sus datos personales y su foto.
Antes de empezar
- Tu rol. La tarjeta Empleados ("Solicitudes, datos y foto") aparece en Más solo para administradores y propietarios con permiso para ver y editar empleados. El rol Admisionista no la ve (Acceso y permisos).
- Notificaciones permitidas en tu teléfono, si quieres recibir el aviso de cada nueva solicitud.
- Conexión a internet. Las solicitudes y los empleados se cargan y se guardan en el servidor.
- La organización correcta. La pantalla trabaja con la organización seleccionada (Cambiar de organización).
Paso a paso
Aceptar o rechazar una solicitud
- Recibe el aviso Cuando alguien se registra, el teléfono muestra una notificación importante: "Nueva solicitud de registro", con el texto "(Nombre) quiere unirse a (Empresa). Revisa la solicitud en Empleados." La reciben los propietarios y los administradores que pueden editar empleados, y también les llega un correo con el enlace al panel web. Al tocar la notificación se abre la pantalla Empleados.
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Abre Más → Empleados y toca la pestaña Solicitudes
La pantalla tiene dos pestañas: Empleados y Solicitudes. Cuando hay solicitudes, la segunda muestra cuántas, por ejemplo "Solicitudes (2)". Si abriste la pantalla desde la notificación, empieza en la pestaña Empleados: cambia a Solicitudes tú mismo.
Pantalla Empleados con las pestañas "Empleados" y "Solicitudes (2)" y una solicitud con los botones Rechazar y Aceptar.
- Revisa la solicitud Cada tarjeta muestra el nombre, el correo ("Sin correo" si no lo hay), la cédula, el teléfono en formato internacional y la fecha ("Solicitó el 5 de octubre de 2026"). Confirma que es una persona que esperas. Si no hay solicitudes, verás "No hay solicitudes pendientes."; desliza hacia abajo para actualizar.
- Para aceptar, toca Aceptar La persona queda activa de inmediato, sin pedir confirmación. La tarjeta desaparece de Solicitudes y la persona aparece en la pestaña Empleados. Ella recibe un correo y la notificación "Tu solicitud fue aprobada"; al abrir la app o tocar Actualizar en su pantalla de espera, entra a la app y ya puede marcar asistencia.
- Para rechazar, toca Rechazar La app pregunta "¿Rechazar la solicitud de (Nombre)? No podrá entrar a la organización." Toca Rechazar para confirmar o Cancelar para volver. La persona recibe un correo y, si tenía activadas las notificaciones, un aviso en el teléfono.
Rechazar no se puede deshacer. Según la documentación, la solicitud se elimina y también la cuenta de la persona cuando solo existía para unirse a tu empresa. Si fue un error, tendrá que registrarse de nuevo con el código.
Editar los datos y la foto de un empleado
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Busca al empleado en la pestaña Empleados
Escribe en "Buscar por nombre, cédula o correo". Cada fila muestra la foto (o las iniciales), el nombre, su cargo (o su rol) y su departamento, y la etiqueta Inactivo si lo está. Toca la fila para abrir Editar empleado.
Ventana "Editar empleado" con la foto y el icono de cámara, los campos de nombre, identificación, teléfono y fecha de nacimiento.
- Cambia la foto, si hace falta Toca la foto: se abre la hoja Foto de perfil con Tomar foto, Elegir de la biblioteca y, si ya tiene foto, Quitar foto. La foto se guarda en cuanto la aceptas, sin tocar Guardar. Es el mismo procedimiento descrito en Mi perfil y foto de perfil.
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Corrige los datos y toca Guardar
Puedes cambiar: Primer nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido (hasta 20 caracteres cada uno), Identificación, Teléfono (con el selector de país, igual que en el perfil) y Fecha de nacimiento (
AAAA-MM-DD, opcional). La ventana se cierra y la lista se actualiza. Con Cancelar descartas los cambios de los datos. Si algo no es válido, la app muestra el motivo en rojo y no guarda.
Qué se hace en la app y qué en el panel web
| Desde la app (Más → Empleados) | Solo desde el panel web |
|---|---|
| Aceptar o rechazar solicitudes. Editar nombres, identificación, teléfono, fecha de nacimiento y foto. | Correo, rol, cargo, departamento, sucursal, fecha de ingreso, horarios, ubicaciones permitidas y demás configuración del empleado. Ver Empleados y Solicitudes de ingreso. |
Consejos y avisos
Cualquier persona que conozca el código de la empresa puede enviar una solicitud. Acepta solo a quien esperas. Si el código se compartió de más, un administrador puede generar uno nuevo desde el panel web (sección "Registro con código de empresa" de Organización, botón "Generar código nuevo"); el código anterior deja de funcionar de inmediato y quienes ya se registraron no se ven afectados.
Quien se acepta entra con el rol Empleado de tu organización. Después de aceptarlo, completa en el panel web su cargo, sucursal y horario para que la asistencia funcione como esperas.
Para que la persona se entere al instante, pídele que en su pantalla "Solicitud en revisión" toque Activar notificaciones. Sin eso solo le llegará el correo.
Preguntas frecuentes
No me llegó el aviso de una solicitud nueva.
Revisa que las notificaciones de Prontual estén permitidas en tu teléfono. El aviso solo llega a propietarios y administradores que pueden editar empleados. Aunque no llegue, la solicitud siempre aparece en la pestaña Solicitudes: desliza hacia abajo para actualizar.
¿Puedo cambiar el correo de un empleado desde la app?
No. El correo se administra desde el panel web.
Una persona con cuenta quiere unirse a mi empresa con el código. ¿Puede?
Según la documentación actual, el registro con código no admite un correo que ya tiene cuenta. En ese caso, agrégala desde el panel web.