Nómina

Calcula la nómina de tu empresa a partir de la asistencia y los horarios: pago por empleado, préstamos, bonos y descuentos, pre-nómina para revisar y cierre del período.

Para qué sirve

Función en construcción. Esta guía describe solo lo que ya está terminado. Los valores que trae el sistema (porcentajes de aportes, recargos, salario básico, fechas de los décimos) son valores de referencia: tu contador debe validarlos antes de pagar con ellos. Faltan, entre otras cosas, el impuesto a la renta, las utilidades y el finiquito (ver «Lo que todavía no está»).

El módulo Nómina convierte las horas trabajadas en un resumen de pago por empleado: defines cuánto gana cada empleado, configuras el período y las reglas de tu país y, en cada período, creas una nómina. Nace como pre-nómina (se calcula, se revisa y se edita) y, cuando las horas ya son finales, la cierras.

Depende del país: hoy hay reglas para Ecuador (la parte más completa, que describe esta guía) y una primera versión para Colombia.

Antes de empezar

País de la organización: se define en Organización › General › País de la empresa (ver Organización y sucursales). Si tu país todavía no tiene reglas de nómina, el menú Nómina no aparece y, si entras directo, verás «La nómina aún no está disponible para el país de esta organización».
Permisos: Nómina tiene permisos propios (ver, crear, editar y eliminar). Por defecto solo los tienen el propietario y los administradores; el admisionista y el empleado no. Un rol creado por ti (por ejemplo, para contabilidad) los recibe solo si se los asignas (ver Acceso y permisos).
Fecha de ingreso de cada empleado («Fecha de ingreso al trabajo», en su ficha): la nómina la usa para el sueldo proporcional, los fondos de reserva y los décimos.
La nómina lee la asistencia y los horarios: tenlos al día antes de calcular.

Paso a paso

La pantalla Nómina con las tarjetas Nóminas, Préstamos, Bonos y descuentos y Configuración.

Define el pago de cada empleado Abre la ficha del empleado (Empleados), panel Pago, y pulsa Definir pago (luego Cambiar pago). Elige el Tipo de pago (Sueldo mensual o Por hora), el valor y la fecha desde la que aplica. En Ecuador también eliges cómo recibe sus beneficios (Beneficios del país): décimos mensualizados o acumulados, fondos de reserva con cada nómina o acumulados en el IESS, y el calendario del décimo cuarto (automático según la provincia de su sucursal, o forzado). El pago es un historial: un aumento es un pago nuevo con fecha posterior y lo anterior no se modifica.

Configura el período y los beneficios En Nómina › Configuración › Período y beneficios eliges:

Ajuste	Para qué sirve
Período de pago	Mensual (con «El período empieza el día», de 1 a 28) o Quincenal (con «La primera quincena termina el día», de 1 a 27; 15 = del 1 al 15 y del 16 al fin de mes). Al cambiarlo se descartan las pre-nóminas en borrador.
Anticipo quincenal (% del sueldo)	Solo en quincenales de países que lo tienen (por defecto 50 %; 0 = sin anticipo). La primera quincena paga solo el anticipo y la segunda es el rol del mes completo, con el anticipo descontado.
Descuentos y bonos de la quincena	Solo en quincenales: A fin de mes (por defecto), En la quincena o Proporcional. Decide cuándo se descuentan el aporte de seguridad social y los atrasos, faltas y permisos sin goce, y cuándo se pagan los bonos.
Otros ajustes	Días entre el fin del período y el pago, horas del mes para el valor hora (240 = 30 días de 8 horas), redondeo de minutos (5, 10, 15 o 30; hacia abajo o al más cercano) y los beneficios que se proponen a un empleado nuevo.

Termina con Guardar.

Revisa las reglas de cálculo En Configuración › Reglas de cálculo las reglas se guardan por versiones con fecha de inicio, para que un cambio no altere lo ya calculado. Crear reglas iniciales parte de los valores habituales del país; después usa Nueva versión o el lápiz. No se calcula nómina de fechas anteriores a la primera versión. Valores iniciales de Ecuador (a validar con tu contador):

Regla	Valor inicial
Jornada normal	8 h por día y 40 h por semana
Trabajo nocturno	de 19:00 a 06:00, con recargo de 25 %
Horas suplementarias	recargo de 50 % (100 % de 00:00 a 06:00); máximo 4 h por día y 12 h por semana
Horas extraordinarias	trabajo en día de descanso o feriado, recargo de 100 %
Atrasos y faltas injustificadas	se descuentan
Permisos	vacaciones, permiso médico y maternidad o paternidad se pagan; el permiso personal no
Turnos especiales	un turno de 24 h o más cuenta como bloques de 8 h de jornada normal (guardia de 24 h = 3 × 8), sin suplementarias ni recargo nocturno

En el mismo cuadro, Autorizaciones en la nómina define si las horas extra y los descuentos vienen autorizados por defecto: las horas extra no, los descuentos sí.

Consulta las reglas estatales Configuración › Reglas estatales es solo de consulta: muestra lo que fija el Estado para todas las empresas (en Ecuador, los aportes al IESS, el salario básico, los fondos de reserva y los décimos), por versiones con fecha. La plataforma las mantiene; cuando algo cambia (el salario básico cambia cada año) aparece una versión nueva.
Registra préstamos Primero crea los tipos en Configuración › Tipos de préstamo: Préstamo de la empresa, anticipo de sueldo o préstamo externo (de la seguridad social u otra institución), con o sin interés. Luego, en Nómina › Préstamos, pulsa Nuevo préstamo: empleado, tipo, Valor entregado, Número de cuotas (de 1 a 720), fecha de entrega y el período desde el que se descuenta. Verás las cuotas calculadas antes de guardar; en un préstamo externo no se calcula nada y escribes la Cuota que cobra la institución. Con Ver cuotas puedes Saltar una cuota (pasa al final), suspender y reanudar los descuentos, Registrar pago total, Cancelar préstamo o eliminarlo (solo si aún no se descontó nada).
Registra bonos y descuentos fijos En Nómina › Bonos y descuentos agregas montos mensuales por empleado: Bono u otro ingreso o Descuento, con concepto, valor, fecha de inicio y de fin (sin fin, solo el mes de inicio). En los ingresos, Aplica a seguridad social indica si cuentan para el aporte. La nómina los aplica y los marca como «Fijo».
Crea la nómina y revisa la pre-nómina En Nómina › Nóminas pulsa Crear nómina y elige un período que ya empezó y no tiene nómina. Se crea como Pre-nómina; la papelera la elimina y el período vuelve a quedar libre. Al abrirla ves una tabla con una fila por empleado y lo básico: pago, días a pagar, horas trabajadas, horas extra, atrasos, sueldo, Proporcional, total de ingresos, total de descuentos y Neto a recibir. Ver detalle despliega el resto de columnas y las líneas de ingresos y descuentos, donde también agregas conceptos manuales o saltas la cuota de un préstamo. Las horas se muestran en horas y minutos (por ejemplo 2:30).
La tabla de la pre-nómina con el neto a recibir y una fila desplegada con Ver detalle.
Lo que editas se guarda solo («Se guarda automáticamente»). Las horas extra solo se pagan si las autorizas con el check Autorizar horas extra; si no marcas Autorizar descuentos y multas, esos descuentos aparecen como Descuentos sin autorizar y no se descuentan. Si alguien entró o salió a mitad de período, el sueldo es proporcional (sueldo ÷ 30 por día) y puedes ajustarlo. Recalcular vuelve a calcular con la asistencia actual y conserva tus cambios.
Cierra la nómina Solo se puede cerrar cuando las horas del último día del período son finales (terminaron los turnos y pasó el tiempo para marcar la salida) y nadie tiene la jornada abierta. Mientras tanto verás «Todavía no se puede cerrar» con el motivo. Si no quieres esperar, Asumir cumplimiento hasta el fin del período paga lo que falta según el horario (queda registrado quién y cuándo, y puedes Deshacer hasta cerrar). Con Cerrar nómina se congela el cálculo y se marcan como descontadas las cuotas de préstamo del período. Si hay un error, Reabrir nómina (con un motivo) la devuelve a pre-nómina y las cuotas vuelven a quedar pendientes; el Historial guarda cada cierre y reapertura.
Imprime y entrega Con la nómina cerrada, Imprimir nómina abre una hoja A4 horizontal con el resumen y los totales; con Incluir el detalle de cada empleado añade un bloque por persona. Para guardarla en PDF usa la opción del navegador «Guardar como PDF». Para entregar a cada empleado su rol del mes completo, usa Reportes › Nómina por empleado (ver Reportes): requiere que todas las nóminas del mes estén cerradas.

Consejos y avisos

Lo que todavía no está. No se calcula el impuesto a la renta (en ningún país): lo calcula tu contador y lo registras como un descuento fijo en Bonos y descuentos, con el total del año repartido entre los meses. Tampoco están las utilidades, el finiquito, la planilla de aportes del IESS, el archivo de pago para el banco, el rol de pagos individual con el formato de tu empresa ni el rol en la app del empleado. Colombia, además, está en una primera versión que debe validar un contador colombiano.

Simplificaciones del cálculo. El sueldo usa el pago vigente al fin del período (un aumento a mitad de período no se divide), el décimo tercero mensualizado se calcula sobre lo devengado en el período y la base del IESS incluye extras y recargos.

Asistencia de un período cerrado. El aviso de cierre dice que la asistencia de esos días queda bloqueada, pero la documentación del producto indica que ese bloqueo todavía no se aplica a las correcciones de asistencia. No cuentes con él: si corriges un día, reabre y recalcula la nómina.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el menú Nómina?

Porque tu rol no tiene el permiso de ver nómina o porque el país de tu organización todavía no tiene reglas de nómina. Revisa el país en Organización › General y tus permisos.

¿Cómo se paga una guardia de 24 horas?

Con las reglas iniciales de Ecuador, un turno de 24 h o más cuenta como tres bloques de 8 h de jornada normal, sin horas suplementarias ni recargo nocturno. Se puede cambiar en las reglas de cálculo. Ver Turnos rotativos.